Skybaserte ERP-system - viktige medspillere for byggenæringen

Illustrasjonsbilde: Getty Images

KRONIKK: - Det er dessverre stor variasjon på hvor god kontroll de ulike virksomhetene har på prosjektene og økonomistyringen sin.

3 Des 2020

Av Simen Karset,
salgs- og markedssjef i Consulatet AS

Store deler av byggenæringen preges av unødvendig mye manuelt arbeid, og økonomifunksjonene er ikke noe unntak. Med det høye kostnadsnivået i Norge, og de lave marginene, er bransjen helt avhengig av å jobbe smartere. De nye skybaserte ERP-systemer som automatiserer og digitaliserer er en av de viktige brikkene for at bransjen skal kunne reduserer det høye kostnadsnivået.

Store besparelser og økt lønnsomhet

Hovedutfordringen til mange av bedriftene i bransjen, er at de ikke klarer å ha god nok kontroll på økonomien i prosjektene. Det er flere grunner her. Det kan være mangel på gode rutiner knyttet til økonomistyringen, ikke god nok økonomiforståelse, for lav kompetanse på bedriften sine økonomisystemer, ikke god nok prosjektledelse, og mangel på gode integrasjoner mellom fagsystemene og økonomisystemene. Det som vi også har merket oss er at det ofte kan være store avvik mellom informasjonen som de ulike prosjektdeltagerne har tilgang til. Konsekvensen blir ofte uriktige tall, frustrasjon blant prosjektdeltagerne og lite lønnsomme prosjekter.
Virksomheter som Vestviken Gruppen, Front Entreprenør og Gjerdrum Byggservice får løst de nevnte utfordringene ved å ta i bruk de nye moderne økonomisystemene. Ikke bare får de samlet alt av prosjektøkonomi, attestasjon, timeregistrering, bank, budsjettering, lønn, reise og utlegg i et og samme system. Men de får også løst utfordringen knyttet til integrasjoner mellom økonomisystemet og bedriften sine fagsystemer.

Skaper merverdi for bransjen

Når vi ser på den erfaringen vi har fra bransjen, så er det ingen tvil om at de nye systemene er en viktig medspiller til digitaliseringen av næringen. Det automatiserer det det kan automatisere, fra bankavstemming til fakturahåndtering. Systemene gir alle prosjektdeltagerne innsikt i den samme oppdaterte informasjonen, slik at alle prosjektdeltagerne til enhver tid skal kunne ta de riktige beslutningene
Automatiseringen og digitalisering reduserer også mengden manuelle arbeidsoppgaver. Flere av virksomhetene som vi har jobbet med, har ikke bare redusert unødvendig tidsbruk ute i felten hos prosjektledere og hos de som registrerer timer. Med Xledger har man også redusert antallet årsverk i økonomiavdelingen, eller omskolert medarbeidere slik at de har fått et større controlleransvar der de på selskaps- og prosjektnivå bidrar med budsjettering og likviditetsstyring. De samme personene tar også ofte på seg rollen som sparringspartnere for prosjektlederne og for ledergruppen. I tillegg foretar de løpende økonomisk oppfølging og analyse av prosjekter i forhold til sluttføringsgrad, budsjetter og prognoser.

Fjerner flaskehalsene

Siden de nye ERP systemene er skalerbare, unngår virksomhetene at systemet blir en flaskehals når bedriften vokser i størrelse, får flere avdelinger og ansatte, eller trenger gode løsninger for rapportering for flere selskap på konsernnivå. Skalerbarheten gjør også at bedriften unngår høye kostnader på systemet dersom oppdragsmengden går ned. I tillegg reduseres feil ved å utnytte automatikken i bokføringen samt de gode spørremulighetene som noen av systemene har utviklet.

Bør vi ha en intern økonomiavdeling?

Dersom du mener det er lønnsomt å ha en intern økonomiavdeling, og at du har full kontroll dersom noen i økonomiavdelingen slutter eller blir borte i lengre perioder, så er svaret et ubetinget ja. Dersom du er på den motsatte siden, bør du vurdere outsourcing. Vår erfaring er at de nye systemene er meget gode verktøy innenfor outsourcing. Årsaken er at alle både hos leverandøren av tjenestene knyttet til outsourcing og hos entreprenøren, til enhver tid har den samme innsikten. De samarbeider i det samme systemet, i sanntid. Den andre grunnen til å outsource økonomiavdelingen er at det er skalerbart

Mindre usikkerhet og bedre kontroll

Det er dessverre stor variasjon på hvor god kontroll de ulike virksomhetene har på prosjektene og økonomistyringen sin. Og med tanke på at bygg, anleggs- og eiendomsnæringen (BAE) omsetter for ca. 1100 milliarder i året, er de nye ERP-systemene en kjærkommen tilvekst, som tilrettelegger for enkel og god økonomistyring av prosjekter, bedrifter og konsern. Det er skalerbart, det automatiserer unødvendig manuelt arbeid, og gir den nødvendige innsikten, slik at virksomheten får tatt de riktige beslutningene.